Qué pasa con tus datos cuando migrás a un sistema nuevo

Cuando se planea un sistema nuevo, casi todas las conversaciones giran alrededor de las pantallas y las funciones. Los datos aparecen al final, como un trámite: 'ah, y habría que pasar lo que tenemos'. Es un error caro, porque la migración suele ser la parte con más riesgo del proyecto y la que más sorprende.

Tus datos son años de historia de clientes, precios, pedidos y deudas. Un sistema nuevo con datos incompletos o incorrectos es peor que el viejo, porque la gente deja de confiar en él el primer día.

Primero hay que saber qué datos tenés

Antes de mover nada, se hace un inventario. Parece obvio, pero casi siempre aparecen datos en lugares que nadie había contado: una planilla que mantiene una vendedora, un archivo de un contador, una base de datos vieja de un sistema que ya nadie actualiza pero que tiene el historial de 2019 a 2022.

• ·Qué fuentes existen: sistema actual, planillas, correos, cuadernos, el celular de alguien.
• ·Cuántos registros tiene cada una y desde qué fecha.
• ·Quién la mantiene y quién es la fuente de verdad cuando dos fuentes se contradicen.
• ·Qué datos son necesarios en el sistema nuevo y cuáles basta con archivar.
• ·Qué datos son sensibles o están sujetos a obligaciones legales de conservación.

La suciedad que aparece siempre

Los datos de un negocio real nunca están limpios. En un padrón de clientes de cualquier empresa mediana de Paraguay o Argentina es normal encontrar el mismo cliente cargado tres veces con variaciones del nombre, documentos con puntos y sin ellos, teléfonos sin código de país, direcciones en una sola celda y fechas en formatos mezclados.

Limpiar no es borrar. Es decidir reglas: qué se considera un duplicado, cuál registro prevalece, cómo se normalizan los teléfonos, qué se hace con un campo vacío que el sistema nuevo exige. Esas decisiones son del negocio, no del programador, y tienen que tomarse con alguien que conozca la operación.

El proceso de una migración bien hecha

1. 01

   Inventario y mapeo

   Se arma una tabla que dice, campo por campo, de dónde sale cada dato y a qué campo del sistema nuevo va. Los campos que no tienen destino se discuten, no se descartan en silencio.

2. 02

   Script de migración repetible

   La migración se programa como un script que se puede correr diez veces. Así se prueba, se ajusta y se vuelve a correr hasta que sale bien, en lugar de hacerse a mano una sola vez.

3. 03

   Prueba con copia de los datos reales

   Se migra a un entorno de pruebas con una copia, nunca contra el sistema en uso. Ahí aparecen los casos raros que ningún ejemplo de laboratorio muestra.

4. 04

   Conciliación

   Se comparan totales entre origen y destino: cantidad de clientes, suma de saldos, cantidad de pedidos por año. Si los números no cierran, no se avanza.

5. 05

   Período en paralelo

   Durante una o dos semanas se usa el sistema nuevo mientras el viejo sigue disponible. Duplica el trabajo un tiempo, pero es la mejor red de seguridad.

6. 06

   Corte y plan de vuelta atrás

   Se define una fecha de corte, se congela el sistema viejo en modo lectura y se guarda una copia completa. Si algo sale mal, se sabe exactamente cómo volver.

Qué se puede perder y cómo evitarlo

Una migración sin conciliación no es una migración, es una mudanza con los ojos cerrados.

No te dejes atar a tu proveedor actual

Antes de firmar con un sistema nuevo, preguntá cómo sacás tus datos de él. Un buen sistema permite exportar todo en formatos abiertos (CSV, JSON o acceso directo a la base de datos) y sin costo extra. Si la respuesta es vaga, o si exportar cuesta, estás armando tu próxima migración difícil.

En el caso del sistema que dejás, pedí por escrito una exportación completa antes de dar de baja la cuenta. Muchas suscripciones eliminan los datos a los pocos días de la cancelación, y recuperarlos después puede ser imposible.

Qué te conviene hacer esta semana

Aunque todavía no estés por migrar nada, hay un ejercicio que vale la pena: hacé una exportación de tus datos actuales y abrila. Mirá cuántos duplicados hay, qué campos están vacíos y si podrías reconstruir un cliente completo con lo que tenés. Ese ejercicio de una hora te dice qué tan sana está tu información y te da el punto de partida para cualquier proyecto futuro. Guardá además una copia fuera del sistema, con fecha, en un lugar que controles vos.