Cuánto cuesta realmente un software a medida y por qué nadie te da un número por teléfono

Si llamaste a tres estudios de desarrollo preguntando cuánto sale un sistema para tu negocio, es probable que los tres te hayan respondido lo mismo: depende. Suena a evasiva, pero no lo es. Es la respuesta honesta a una pregunta que todavía no tiene suficientes datos para tener respuesta.

Quien te dice un número cerrado después de cinco minutos de llamada o bien está vendiendo algo que ya tiene armado (y no es a medida), o bien está tirando una cifra baja para que no cuelgues, y la diferencia la vas a pagar después en cambios de alcance. Entender qué se cotiza realmente te ayuda a juzgar cualquier propuesta.

Lo que se cotiza no son pantallas, son reglas

Un sistema con diez pantallas puede costar un tercio de otro con cuatro. La diferencia está en las reglas de negocio que hay detrás: cómo se calcula una comisión, qué pasa cuando un pedido se modifica después de facturado, quién puede ver qué, cuántos estados puede tener una orden y qué se dispara en cada cambio.

Una pantalla de listado con filtros es trabajo de horas. Una regla como 'si el cliente tiene deuda mayor a 30 días, el pedido queda retenido salvo autorización del gerente, y se avisa por WhatsApp al vendedor' es trabajo de días, porque hay que definirla, programarla, probarla con casos raros y dejarla configurable.

Los cinco factores que mueven el precio

• ·Cantidad de roles y permisos: un sistema con admin y operador es mucho más simple que uno con cinco perfiles que ven cosas distintas.
• ·Integraciones: conectar con facturación electrónica (SIFEN en Paraguay, ARCA en Argentina), pasarelas de pago, transportadoras o WhatsApp suma tiempo porque dependés de terceros que cambian y fallan.
• ·Datos existentes: si hay que traer años de información de planillas o de otro sistema, la limpieza pesa más de lo que parece.
• ·Reportes: un tablero con cuatro números es barato, reportes configurables con exportación y cortes por período no.
• ·Disponibilidad y escala: un sistema que usan tres personas en una oficina no exige lo mismo que uno que atiende a miles de clientes con picos de carga.

Niveles de complejidad que podés esperar

Con la salvedad de que cada proyecto es distinto, estos son tres niveles típicos para el mercado de la región. Sirven para saber si una propuesta está en el planeta correcto en alcance y plazo, no para presupuestar.

Si te llega una propuesta ridículamente baja para un sistema de gestión completo, desconfiá. Si te llega una desproporcionada para algo que describiste en dos párrafos, también. El precio tiene que poder explicarse en términos de alcance, y un alcance de nivel medio no se resuelve en cuatro semanas.

Un presupuesto sin alcance escrito no es un precio, es una apuesta de las dos partes.

Cómo se evita pagar de más sin saberlo

El riesgo grande de un proyecto a medida no es que cueste más de lo esperado en promedio, es que el precio total quede abierto. Cuando se cotiza por hora sin tope, o cuando un precio global esconde un alcance difuso, el que asume el riesgo sos vos. Hay dos formas sanas de repartirlo.

La primera es dividir el proyecto en etapas con precio cerrado por etapa. Cada etapa entrega algo que funciona y que podés usar. Si al terminar la primera cambiaste de idea sobre la tercera, no perdiste nada. La segunda es empezar con una etapa de descubrimiento corta, de una o dos semanas, que termina en un documento de alcance. Ese documento es lo que después se cotiza con seriedad.

Qué pedir para poder comparar propuestas

1. 01

   Escribí el problema, no la solución

   Describí qué proceso duele hoy, quién lo hace, cuánto tarda y qué errores comete. Con eso el estudio puede proponer, y vos podés comparar enfoques distintos.

2. 02

   Listá los usuarios y lo que hace cada uno

   Tres líneas por rol alcanzan. Ordená lo que es imprescindible para arrancar y lo que puede esperar a una segunda etapa.

3. 03

   Pedí alcance escrito por etapa

   Cada etapa con sus entregables, el precio cerrado y qué queda explícitamente afuera. Lo que queda afuera es lo más importante de leer.

4. 04

   Preguntá por el código y los accesos

   El repositorio, el servidor y los dominios tienen que quedar a tu nombre. Si no, el costo real incluye una dependencia permanente.

5. 05

   Pedí el costo mensual posterior

   Hosting, mantenimiento y soporte. Un sistema se mantiene, y es mejor saber ese número desde el día uno.

Lo que NO conviene hacer

No elijas únicamente por el precio más bajo: en software, lo barato suele traer código que nadie más puede tocar. Tampoco pidas todo en la primera versión. Los sistemas que mejor funcionan empiezan con el 30 por ciento de lo imaginado, se usan de verdad y recién ahí se decide qué sigue, con datos reales en lugar de suposiciones.

Antes de pedir presupuestos, dedicá una hora a escribir en una hoja los tres procesos que querés resolver y cuánto te cuestan hoy, en horas de gente y en errores. Ese número es tu techo razonable: si el sistema cuesta más de lo que el problema te cuesta en dos años, replanteá el alcance antes de seguir.